Geplaatst op 10-12-2020 door Maaike Kroos
Het online bestellen van kantoorartikelen is niet alleen super makkelijk en prettig voor medewerkers, het kan ook fiscaal aantrekkelijk zijn voor jou als ondernemer. In deze blog leggen we uit hoe je als werkgever fiscaal voordeel kunt halen uit het bestellen van kantoorartikelen.
In de ARBO (Nederlandse Arbeidsomstandighedenwet) is vastgelegd dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor het verzorgen van een ergonomische werkplek voor jouw medewerkers. Dat betekent dus dat jij als werkgever moet zorgen voor ergonomische bureaustoelen, bureaus en bijvoorbeeld laptophouders. Als iedereen op kantoor werkt is dat niet zo moeilijk, maar nu iedereen grotendeels vanuit huis werkt is dat wat lastiger. We leggen je uit wat de fiscale regels én voordelen zijn rondom het faciliteren van een goede (thuis)werkplek.
De werkkostenregeling
Dankzij de werkkostenregeling is het voor de werkgever mogelijk om producten voor medewerkers te vergoeden, zonder hier belasting over te betalen. Dit hoeven niet altijd noodzakelijk producten te zijn, maar mogen producten zijn zoals aan kerstpakketten of andere cadeaus. Je mag natuurlijk niet onbeperkt onbelast cadeaus kopen voor jouw mederwerkers. Het totale bedrag wat je hier aan mag besteden, ook wel de "vrije ruimte" genoemd, bedraagt: 3% tot €400.000 + 1,2% boven €400.000 van de totale loonsom per jaar van alle medewerkers zijn elkaar.
Gerichte vrijstelling
Er zijn ook producten die je jouw medewerkers onbelast kunt geven, die niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Deze producten vallen in de werkkostenregeling onder de "gerichte vrijstelling". Deze producten hoef je dus niet van de vrije ruimte te halen en kunnen altijd en onbeperkt onbelast worden vergoed aan medewerkers, mits ze (in het geval van een thuiswerkplek inrichting) noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van het werk.
De producten waar dit voor geldt, kan je in twee categorieën verdelen, namelijk:
Het bestellen van kantoorartikelen voor jouw thuiswerkende medewerkers is dus niet alleen een fijne attentie voor het personeel, waardoor ze prettig en ergonomisch verantwoord aan de slag kunnen, maar ook belastingtechnisch een slimme zet!
Bestel alles voor de (thuis)werkplek!
