Uitgesteld printen

Er zijn verschillende manieren om het document vast te houden op de printer waarna je het document
later kan printen, hieronder de manieren waarop dit mogelijk is.

1. Document archivering / batch afdruk

2. Print release (afdrukvrijgave) lokale gebruikers

3. Print release (afdrukvrijgave) incl. follow me verbinding met LDAP

In de praktijk zien we deze opties gebruikt worden. De ene optie biedt meer gemak dan de ander.
Omdat je medewerkers of jezelf iets vertrouwelijks willen printen wil je niet dat het er zomaar uit komt
rollen. Of het nu gaat door een druk op je naam, middels pincode of misschien wel via een “(toegangs-)tag”.
Met al deze mogelijkheden kun je het document op de Sharp printer vrijgeven om vervolgens af te
drukken.

Wij nemen hieronder de opties met je door.

Document archivering / batch afdruk

Document archivering

Als er zo nu en dan iets vertrouwelijks geprint moet worden dan zou dit een mogelijk optie kunnen zijn.
Als je een document wilt printen dat vertrouwelijk is dan heb je de mogelijkheid om aan dit document
een pincode mee te geven. Zodra je bij de printer bent kies je voor “document ophalen van schijf”. Je
selecteert o.b.v. je naam het document. Zodra deze wordt geselecteert, verschijnt de vraag voor de
pincode. Als je deze hebt ingegeven dan word het document geprint op de Sharp MFP.

De optie document archivering is een mooie optie om zo nu en dan een document af te drukken.

Batchafdruk

Ook is er de mogelijkheid om altijd alle documenten vast te houden op de kopieermachine.
Op de Sharp printer worden de gebruikers lokaal aangemaakt. We noemen de gebruiker bijv. Piet.
Binnen de “voorkeursinstellingen” van de printer geef je aan dat je het document wilt vasthouden
met de desbetreffende pincode en de aangemaakte gebruiker. Als "Piet" vervolgens voor de
kopieermachine staat is er de optie “batch afdruk”. Selecteer je naam en vul daarna de pincode
in. Hierna worden alle documenten bij elkaar gezocht onder jouw naam en kunnen deze in één keer
worden afgedrukt.

De optie Batchafdruk heeft het voordeel dat je kunt blijven printen zonder dat u documenten geprint
worden. Het nadeel is dat het best bewerkelijk is. We kunnen laten zien dat dit nog makkelijker kan.

Print release (afdrukvrijgave) lokale gebruikers

Door gebruik te maken van de print release functionaliteit van de Sharp multifunctional printer kun
je blijven printen zonder dat jouw documenten er direct uitkomen. Je kiest dus zelf wanneer je de
documenten print op jouw Sharp MFP.

Door gebruik te maken van deze optie dienen hier ook (net als bij batchafdruk) de gebruikers lokaal
aangemaakt te worden. Deze optie gecombineerd met het gebruik van een kaartlezer biedt nog meer
gemak om uw document te printen. Hierbij hoef je alleen binnen de voorkeursinstellingen van de
printer aan te geven om welke gebruiker het gaat. Als je een document print meldt je aan via de
“tag”. De Sharp MFP controleert wie dit is en geeft de machine vrij. Vervolgens druk je op de
toets “afdrukvrijgave” en zie je daar het overzicht van alle documenten die jij hebt geprint.

Voordeel is dat er minder handelingen zijn ten opzicht van batchafdruk om het document uit de
printer te halen.

Nadeel is dat je bij iedereen de voorkeursinstellingen moet aanpassen om dit voor elkaar te krijgen.

Printer release (afdrukvrijgave) incl. follow me verbinding met LDAP

Als er meerdere Sharp kopieermachines van dezelfde serie in het netwerk staan dan kunnen deze
worden gekoppelt zodat er dan een zogeheten “follow me” ontstaat.

Het document wat je print volgt je als het ware. Als je iets print op printer [A] dan kun je het
document op printer [B] ophalen.

Er zijn twee manieren om dan uw documenten vrij te geven.

1. Door het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord op het kopieerapparaat

2. Door het gebruik van een zogenoemde “tag” via een kaartlezer

De keuze van optie 1 kost meer tijd voordat u de documenten uit de machine komen. Bovendien
is een typ fout snel gemaakt.

De keuze van optie 2 is snel en direct. Je houdt de “tag” bij de kaartlezer. De Sharp MFP maakt via
LDAP een veilige verbinding met de server, ziet dat je bijv. “Piet” bent en meld zich aan. Hierna kies
je voor de optie “afdrukvrijgave” op het scherm waarna alle documenten die je hebt geprint zichtbaar
zijn. Hier heb je zelfs nog de optie om een aantal documenten te wissen voordat deze worden afgedrukt.
Met één druk op de knop selecteer je alle documenten en kies voor afdrukken.
Er zou ook gekozen kunnen worden om beide opties te gebruiken. Stel je bent de “tag” vergeten of
deze ligt nog op het bureau dan heb je dus nog steeds te mogelijkheid om de documenten te printen.

Een voordeel is dat het beheer van de gebruikers gecentraliseerd is. Gebruikers hoeven maar op één
plek toegevoegd / gewijzigd te worden en dat is op de server.

Een ander groot voordeel die het aanmelden van de “tag” heeft is dat als je een e-mail wilt versturen
direct het adres zichtbaar is van jezelf. Je hoeft dus niet meer het e-mail adres te selecteren waar het
document naartoe gaat omdat dit al voor je ingevuld is.