Room booking

Elk bedrijf met meerdere vergader- en werkruimtes kent het probleem ongetwijfeld. Je wil morgen klanten ontvangen, maar weet niet zeker of er een vergaderruimte vrij is. Heeft een van je collega’s de ruimte misschien nodig? Komt er last minute een belangrijker overleg tussendoor? Past jouw gezelschap wel in de beschikbare ruimte? “Om al deze vragen en uitdagingen het hoofd te bieden, leveren en installeren wij een slim en tegelijk eenvoudig room booking systeem”, vertelt Ronald Noordhoek, specialist voor deze systemen bij Hoogerwerf. “Dit is dé ideale manier om nooit meer ‘onenigheid’ te krijgen over een vrije ruimte of in onzekerheid te verkeren of je wel een plekje hebt om te vergaderen.”

“In één oogopslag weet je of een vergaderruimte vrij is”

Installatie en service

Het room booking systeem dat Hoogerwerf aanbiedt, is van het merk GoBright en draait in de cloud. Hierdoor kan elke medewerker met de juiste inloggegevens het systeem altijd en overal benaderen en zo een ruimte te reserveren. “Wij hebben inmiddels ervaring met dit systeem en de reacties van onze klanten zijn erg goed. Daarbij zijn onze eigen mensen getraind voor deze producten; wij verzorgen dus zelf alle installatie- en servicewerkzaamheden. Voor onze afnemers is dat een extra garantie dat ze een goed werkend systeem krijgen met daarbij de benodigde uitleg en service, als dat onverhoopt nodig is.” Volgens Ronald is het een zeer eenvoudig systeem waartoe elke medewerker vanaf zijn desktop of mobiele apparaat toegang heeft. Natuurlijk is rechtstreeks reserveren via het display ook mogelijk. “Iedereen kan inloggen om vervolgens direct te zien welke vergaderruimtes er zijn en welke nog vrij of al bezet zijn. De volgende stap is dat jij het tijdsblok reserveert en vastlegt waarop je wil vergaderen. Zo ziet iedereen welke mogelijkheden er nog zijn.”

Kleine schermen bij de ingang

Bij veel bedrijven vinden medewerkers het prettig om ook aan de buitenzijde van een vergaderruimte te zien of deze is gereserveerd. “GoBright levert daarvoor kleine schermen die we naast de ingang van een vergaderruimte installeren. Als het scherm groen is, betekent dit dat de ruimte vrij is en is hij rood, dan is een vergadering of bijeenkomst aan de gang. Zo kun je ook als je langsloopt, zien wat de status is”, vertelt Ronald. “Overigens zien we ook klanten die bij de receptie een groot scherm neerzetten om daar het overzicht op alle vergaderruimtes te hebben. Dat is bijvoorbeeld handig als je klanten ontvangt en een receptionist hen naar de juiste vergaderzaal wil brengen.”

Catering en services bestellen

“Het booking systeem heeft overigens meerdere handige functies. Zo kun je zien voor hoeveel personen een zaal geschikt is en kun je zelfs via het systeem catering en andere services bestellen, als jouw bedrijf die mogelijkheden heeft. Daarnaast kun je aangeven welke faciliteiten een vergaderruimte biedt; denk aan een scherm en/of camera voor bijvoorbeeld een conference call. Rapportages schetsen een belangrijk beeld van de frequentie in gebruik, waarmee je dus kunt bepalen of het aantal vergaderruimtes voldoende, te veel of onvoldoende is.”

Schaalbaar systeem met extra features

“Het systeem is enorm schaalbaar. Wil je eerst zien of het goed werkt binnen jouw bedrijf dan kun je met enkele ruimtes of een bepaalde verdieping beginnen. Bevalt het, waar ik wel van uitga, dan kunnen wij dat systeem probleemloos uitbouwen”, zegt Ronald. Dat dit een systeem is met enorm veel mogelijkheden, blijkt wel als Ronald een tipje van de sluier oplicht van de extra features. “Het gebruik hoeft niet beperkt te blijven tot vergaderruimtes. Je kunt het bijvoorbeeld ook inzetten om werkplekken te reserveren. Dat is handig als een bedrijf veel thuiswerkers heeft die af en toe naar kantoor komen en dan zeker willen zijn dat ze een werkplek hebben. Kortom, het is een zeer veelzijdig systeem, waarover ik je graag meer kom vertellen”, besluit Ronald.

Bel of mail voor een afspraak

Wil je meer weten of zou je het systeem eens aan het werk willen zien? Je bent altijd welkom om bij Hoogerwerf in Vlaardingen de toepassing in levenden lijve te bekijken. Bel 010 - 445 10 30 of mail naar Ronald Noordhoek voor een afspraak!